Règlement

Le Service de prêt de matériel de la COCOF met à disposition des adhérents :

du matériel vidéo

du matériel son

du matériel lumière

Accès au Service de prêt de matériel

L’accès au Service de prêt de matériel est réservé aux associations ( asbl ou association de fait ), aux artistes, aux Communes et aux institutions publiques de la Région Bruxelloise.

Les usagers susceptibles de faire appel au service sont :

Les asbl culturelles, sociales et de jeunesse exerçant leurs activités sur le territoire de la Région de Bruxelles - Capitale

Les institutions d'enseignement francophones de la Région de Bruxelles - Capitale

Les administrations communales dans le cadre de leurs événements culturels

Les services relevant de l'administration de la Commission communautaire française, ainsi que les asbl para - Cocof

L’accès au Service de prêt de matériel n’est pas destiné aux manifestations à caractère commercial et privé.

L’emprunteur est autorisé à utiliser le matériel exclusivement sur la région Francophone.

Il lui est interdit de mettre à disposition, de vendre ou de sous-louer le matériel à une tierce personne.

Le Service de Prêt se réserve le droit de refuser le prêt de matériel s’il estime que les conditions d’utilisation présentent un risque quelconque , ne correspondent pas à l’usage du matériel ou encore si les utilisateurs n’ont pas les qualifications requises pour l’utilisation du matériel.

Réservations

L 'utilisateur doit d'abord prendre rendez-vous et réserver le matériel par téléphone.

La réservation doit s'effectuer dans un délai suffisant afin de permettre au service d'effectuer la prestation.

Les demandes répondant aux conditions générales de prêt sont satisfaites dans la limite des stocks et du planning.

La priorité est accordée aux besoins des services relevant de l'administration de la Commission Communautaire Française .

Modalités départ et retours matériel

L’enlèvement et la restitution de matériel se fait exclusivement sur rendez-vous du lundi au vendredi, de 10h à 14h, rue des Grives, 45 à 1070 Bruxelles,

L’emprunteur doit prévoir le personnel nécessaire pour le chargement et le déchargement.

L’emprunteur veillera à ce que la personne mandatée pour enlever le matériel soit la même lors de la restitution.

Si le matériel n’est pas enlevé ou restitué à la date convenue sans accord préalable, l’emprunteur n’aura plus accès au service de prêt.

Préalablement à tout prêt, le matériel a été vérifié par les techniciens du Service de prêt de matériel et est donc fonctionnel et complet.

L’emprunteur constate le bon état et les bonnes quantités de matériel lors de la prise en charge.

Pour ce faire, il est indispensable que le formulaire de prêt soit complété et signé par les deux parties.

Toute constatation ou modification doit être signifiée par écrit sur le formulaire de prêt.

Au retour, le matériel (quantité et état général) est vérifié contradictoirement par l’emprunteur ou son délégué et par les techniciens du Service prêt de matériel.

Les écrans rentreront propres, et soigneusement repliés .

Les guirlandes rentreront libres de ficelle, fil de fer, collants Les rallonges  et câbles data ( xlr , hdmi , vga etc ) rentreront propres, enroulés et scratchés (exemples : allonges roulées).

L’emprunteur s’engage à signaler aux techniciens tout problème, même mineur, survenu pendant la mise à disposition du matériel.

Tout incident, dégât ou manquement est signifié par mail si possible et par écrit sur le formulaire dans les délais les plus courts .

Sachant que la vérification approfondie du matériel (son état et son bon fonctionnement) ne peut être effectuée dans son intégralité et immédiatement lors du retour du matériel, l’emprunteur sera informé, endéans les 7 jours, de tout dégât ou dysfonctionnement constaté.

Il sera ensuite informé du montant des réparations, remplacements et remises en état qui lui seront facturées.

Transport

Le véhicule utilisé pour le transport doit être équipé pour répondre aux exigences garantissant la sécurité du matériel.

Ce véhicule doit être propre, fermé et suffisamment spacieux pour accueillir le matériel (cf. Catalogue du matériel - encombrement et poids).

Le technicien du Service de prêt de matériel se réserve le droit de ne pas accepter le chargement si le véhicule ne répond pas aux exigences citées préalablement.

Le matériel de sonorisation et d’éclairage ne peut en aucun cas être transporté dans une remorque.

Visibilité

En contrepartie, l’emprunteur s’engage à mentionner le soutien de la COCOF sur tous les documents relatifs à cet événement (affiches, invitations, programmes, communiqués...).

Pour ce faire, il télécharge le logo COCOF depuis le site et veille à respecter la charte graphique associée.

Dégâts - pertes - vols Responsabilités – assurances

Avant chaque utilisation, l’emprunteur s’engage à faire vérifier la conformité de son installation par un organisme agréé en matière de sécurité.

En cas de sinistre ou de détérioration : La Cocof ne peut en aucun être tenue pour responsable des accidents survenus lors d’un mauvais montage, d’une mauvaise utilisation du matériel, du non-respect des règles de sécurité en vigueur et principes de précautions dans le cadre de l’organisation d’une manifestation publique.
En cas de vol , l'usager est tenu de déclarer celui ci à la Police et nous fournir copie du procès verbal dans les 48 heures .
• L’emprunteur s’engage à rembourser le coût de la réparation du matériel endommagé ou de son remplacement en cas de perte ou de vol.
• Les possibilités de réparation ou de remplacement sont laissés à l’appréciation du Service de Prêt Audio Visuel.
• Les réparations effectuées par le Service prêt de matériel sont facturées au prix coûtant des marchandises majoré de la main d’œuvre au tarif horaire de 25 € TTC.
• Toute heure entamée est comptabilisée

En cas de non-restitution

L’emprunteur dispose d’un délai de 7 jours maximum pour, le cas échéant, restituer et déposer le matériel manquant dans les locaux du Service de Prêt.

Passé ce délai, le centre réclamera la valeur du matériel neuf , soit la valeur du matériel au moment de son achat , sans amortissement.

La responsabilité de l’emprunteur et de l’association dont il dépend est engagée de manière solidaire dès le retrait du matériel jusqu’à sa restitution et sa vérification par le technicien du Service prêt de matériel.

Il assume l’entière responsabilité du matériel dès sa prise en charge en nos locaux, y compris le transport, et jusqu’à sa restitution.

L’emprunteur s’engage à rembourser l’ensemble des frais causés par des dommages éventuels.

L’emprunteur s’engage à utiliser le matériel de façon adéquate et à le restituer en parfait état de fonctionnement et de propreté.

L’emprunteur n’effectuera en aucun cas des modifications et des interventions techniques sur le matériel mis à disposition.

Les infractions au présent règlement peuvent entraîner l’annulation des obligations du Service de prêt de matériel et le refus d’accorder tout prêt ultérieur.

Le Service de Prêt Audio Visuel est chargé de l’application du présent règlement.

Le matériel prêté est et demeure la propriété insaisissable de la COCOF



Le bénéficiaire a pris connaissance du présent règlement lors de la signature du contrat de prêt.