Règlement du service de prêt audiovisuel .
Objet :
Le Service de prêt de matériel de la COCOF met à disposition des adhérents :
• du matériel vidéo
• du matériel son
• du matériel lumière
Article 1
Accès au Service de prêt de matériel :
Le service de prêt est ouvert au public tous les jours de la semaine de 10 à 14h.
L’accès au Service de prêt de matériel est réservé aux associations ( ASBL ou association de fait dont le siège social est situé à Bruxelles ), aux artistes, aux Communes et aux institutions publiques de la Région Bruxelloise.
Les usagers susceptibles de faire appel au service sont :
• les ASBL culturelles, sociales et de jeunesse exerçant leurs activités sur le territoire de la Région de Bruxelles - Capitale
• les institutions d'enseignement francophones de la Région de Bruxelles - Capitale
• les administrations communales dans le cadre de leurs événements culturels
• les services relevant de l'administration de la Commission communautaire française, ainsi que les asbl para – Cocof.
Le Service de Prêt se réserve le droit de refuser le prêt de matériel s’il estime que les conditions d’utilisation présentent un risque quelconque, ne correspondent pas à l’usage du matériel ou encore si les utilisateurs n’ont pas les qualifications requises pour l’utilisation du matériel.
Article 2
Affectation du matériel
L’emprunteur est autorisé à utiliser le matériel exclusivement sur la région de Bruxelles.
L’accès au Service de prêt de matériel n’est pas destiné aux manifestations à caractère commercial et privé.
Il est interdit à l’emprunteur de mettre à disposition, de vendre ou de sous-louer le matériel à une tierce personne.
Article 3
Inscription :
L’utilisateur doit d’abord devenir membre, L'inscription en présentiel sur rendez-vous en nos bureaux et est requise avant toute réservation et mise à disposition du matériel.
Les documents suivants devront être présentés :
• Carte d'identité électronique belge d'un des administrateurs/trices de l'ASBL.
• Vous recevrez ensuite un N° d'usager inscrit, ce numéro est personnel et doit rester confidentiel.
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Article 4
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Réservation :
L 'utilisateur doit d'abord prendre rendez-vous et réserver le matériel par téléphone.
La réservation doit s'effectuer dans un délai suffisant afin de permettre au service d'effectuer la prestation.
Les demandes répondant aux conditions générales de prêt sont satisfaites dans la limite des stocks et du planning.
La priorité est accordée aux besoins des services relevant de l'administration de la Commission Communautaire Française.
Article 5
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Modalités départ et retours matériel :
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L’usager doit être muni :
• De sa carte d'identité électronique belge
• De son n° d’inscription.
Une caution sera demandée en cash et sera restituée lors du retour du matériel après vérification de celui-ci. Elle sera d’un montant minimum de 50 euros, et est susceptible d'être recalculée selon la valeur d’achat du matériel emprunté.
Le paiement de la location et de la caution s’effectue à l’avance et dans sa totalité. La caution de 50 € est à déposer en CASH avant l’enlèvement du matériel.
Les moyens de paiement admis sont :
• L’argent liquide (pour le versement de la caution)
• Les cartes Bancontact ( pas de visa etc )
L’enlèvement et la restitution de matériel se fait exclusivement sur rendez-vous du lundi au vendredi, de 10h à 14h, 45 rue des Grives, à
1070 Bruxelles.
L’emprunteur doit prévoir le personnel nécessaire pour le chargement et le déchargement de son véhicule, les techniciens n’étant pas mandatés pour cette tâche.
L’emprunteur veillera à ce que la personne chargée d’enlever le matériel soit la même lors de la restitution.
Si le matériel n’est pas enlevé ou restitué à la date convenue sans accord préalable, l’emprunteur n’aura plus accès au service de prêt.
Préalablement à tout prêt, le matériel a été vérifié par les techniciens du Service de prêt de matériel et est donc fonctionnel et complet.
L’emprunteur constate le bon état et les bonnes quantités de matériel lors de la prise en charge.
Pour ce faire, il est indispensable que le formulaire de prêt soit complété et signé par les deux parties.
Toute constatation ou modification doit être signifiée par écrit sur le formulaire de prêt.
Au retour, le matériel (quantité et état général) est vérifié contradictoirement par l’emprunteur ou son délégué et par les techniciens du Service prêt de matériel.
Les écrans rentreront propres, et soigneusement repliés.
Les guirlandes rentreront libres de ficelle, fil de fer, collants,
Câble électrique et câbles data ( xlr , hdmi , vga etc )
Ceux-ci rentreront propres, enroulés et scratchés.
Le matériel sera restitué comme il a été retiré (exemples : allonges roulées).
L’emprunteur s’engage à signaler aux techniciens tout problème, même mineur, survenu pendant la mise à disposition du matériel.
Tout incident, dégât ou manquement est signifié par mail si possible et par écrit sur le formulaire dans les délais les plus courts.
Sachant qu'une vérification approfondie du matériel (son état et son bon fonctionnement) ne peut être effectuée dans son intégralité, et immédiatement lors du retour du matériel, l’emprunteur sera informé, endéans les 7 jours, de tout dégât ou dysfonctionnement constaté.
Il sera ensuite informé du montant des réparations, remplacements et remises en état qui lui seront facturées.
Par la signature du contrat, l’utilisateur confirme que le matériel réceptionné est en bon état et qu’il a accepté les conditions du Règlement .
Article 6 :
Transport et utilisation :
Le véhicule utilisé pour le transport doit être équipé pour répondre aux exigences garantissant la sécurité du matériel.
Ce véhicule doit être propre, fermé et suffisamment spacieux pour accueillir le matériel.
Le technicien du Service de prêt de matériel se réserve le droit de ne pas accepter le chargement si le véhicule ne répond pas aux exigences citées préalablement.
Le matériel ne peut en aucun cas être transporté dans une remorque.
Le matériel ne peut en aucun cas être stocké dans un local humide ou non chauffé ou dans un véhicule stationné en extérieur et/ou sans surveillance.
L’emprunteur s’engage à utiliser le matériel de façon adéquate et à le restituer en parfait état de fonctionnement et de propreté.
L’emprunteur n’effectuera en aucun cas des modifications et des interventions techniques sur le matériel mis à disposition.
La responsabilité de l’emprunteur et de l’association dont il dépend est engagée de manière
solidaire dès le retrait du matériel jusqu’à sa restitution et sa vérification par le technicien du Service prêt de matériel.
Il assume l’entière responsabilité du matériel dès sa prise en charge en nos locaux, y compris le transport, et ce, jusqu’à sa restitution.
L’emprunteur s’engage à rembourser l’ensemble des frais causés par des dommages éventuels.
Article 7 :
Visibilité :
En contrepartie, l’emprunteur s’engage à mentionner le soutien de la COCOF sur tous les documents relatifs à cet événement (affiches, invitations, programmes, communiqués...).
Pour ce faire, il télécharge le logo COCOF depuis le site et veille à respecter la charte graphique associée.
Article 8 :
Participation aux frais :
La participation aux frais de mise à disposition du matériel comprend une assurance tous risque et des frais d’entretien du matériel.
Les prix indicatifs de ce catalogue sont relatifs à une journée de mise à disposition, tarif dégressif de 50 % à partir du 3eme jour.
Article 9:
Dégâts - pertes - vols - responsabilités – assurances :
Avant chaque utilisation, l’emprunteur s’engage à faire vérifier la conformité de son installation par un organisme agréé en matière de sécurité.
En cas de sinistre ou de détérioration : La COCOF ne peut en aucun être tenue pour responsable des accidents survenus lors d’un mauvais montage, d’une mauvaise utilisation du matériel, du non-respect des règles de sécurité en vigueur et principes de précautions dans le cadre de l’organisation d’une manifestation publique.
Si le montant des frais de réparation ou de vol ne dépasse pas le montant de la caution versée, les frais seront retenus de celle-ci.
Si le montant des frais de réparation ou de vol dépasse le montant de la caution versée, le dossier des préjudices sera confié à notre organisme assureur pour examen.
En cas de vol, l'usager est tenu de déclarer celui-ci à la Police et nous fournir copie du procès-verbal dans les 72 heures afin que l’assurance puisse être appliquée.
Passé ce délai, l’emprunteur s’engage à rembourser le coût de la réparation du matériel endommagé ou de son remplacement en cas de perte ou de vol,
Les possibilités de réparation ou de remplacement sont laissées à l’appréciation du Service de Prêt audiovisuel.
Les réparations effectuées par le Service prêt de matériel sont facturées au prix coûtant des marchandises majorées de la main d’œuvre au tarif horaire de 20€ TTC.
Article 10 :
En cas de non-restitution à la date convenue:
L’emprunteur paiera équivalent du montant de l’emprunt du matériel sans aucun tarif dégressif et par jour calendaire de retard. (Jour calendaire égale chaque jour de l’année civile y compris les jours fériés, du premier janvier au 31 décembre )
Les infractions au présent règlement peuvent entraîner l’annulation des obligations du Service de prêt de matériel et le refus d’accorder tout prêt ultérieur.
Le Service de Prêt Audiovisuel est chargé de l’application du présent règlement.
Le matériel prêté est et demeure la propriété insaisissable de la COCOF
Le bénéficiaire a pris connaissance du présent règlement lors de la signature du contrat de prêt.